Türkiye'de Gelir İdaresi Başkanlığı'nın getirdiği düzenlemelerle birlikte, e-arşiv fatura uygulaması işletmeler için artık sadece tercih olmaktan çıkıp, zorunlu hale geldi. Özellikle 2025 sonrasında yürürlüğe girecek yeni düzenlemeler, dijital dönüşümün kapsayıcılığını artıracak. Bu rehberde e-arşiv faturanın işletmelerinize sağlayacağı faydaları ve geçiş sürecinde bilmeniz gereken her şeyi bulabilirsiniz.
E-Arşiv Fatura Nedir? Geleneksel Faturadan Farkları
E-arşiv fatura, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik ortamda oluşturulan fatura türüdür. Temelinde kağıt faturanın tüm yasal özelliklerini taşır ancak dijital formatta işlem görür. Özellikle e-fatura kullanıcısı olmayan mükelleflere kesilen faturalar için kullanılır. Elektronik imza ile onaylanan faturalar e-posta veya ERP sistemleri üzerinden kolayca iletilir.
Saklama ve arşivleme açısından bakıldığında, faturaların en az 5 yıl fiziksel olarak saklanması gerekir, bu durum ciddi bir depolama sorunu yaratır. E-arşiv faturalar ise GİB'in sisteminde otomatik olarak kaydedilir, istediğinizde anında erişebilirsiniz. Yasal saklama süresi boyunca güvenle korunan faturalar, denetim süreçlerinde büyük kolaylık sağlar.
E-Arşiv Faturanın İşletmelere Sağladığı 3 Büyük Avantaj
Dijital dönüşümün en önemli ayaklarından biri olan e-arşiv fatura sistemi, işletmelere pek çok alanda önemli avantajlar sunar:
● Geleneksel faturalama süreçleri, işletmeler için ciddi maliyet kalemleri oluşturur. Kağıt, baskı, kargo ücretleri gibi giderler, özellikle yüksek fatura hacmine sahip firmalar için önemli yük anlamına gelir. E-arşiv faturaya geçişle birlikte tüm bu maliyetler ortadan kalkar.
● Zaman, her işletme için en değerli kaynaktır. E-arşiv fatura sistemi, faturalama süreçlerini otomatikleştirerek işletmelerin zamanını daha etkin kullanmasını sağlar. Manuel fatura doldurma süreçleri kısalır. Uyumlu ERP sistemleriyle faturaları saniyeler içinde oluşturup alıcılara iletebilirsiniz.
● Günümüzde çevre bilinci, hem tüketiciler hem de iş ortakları için giderek daha önemli hale geliyor. E-arşiv fatura kullanımı, işletmelerin kurumsal itibarlarını güçlendirmesine yardımcı olur. Çevre dostu uygulamaları benimsemek, işletmenizin sosyal sorumluluk bilincini göstererek marka değerinizi artırır.
E-Arşiv Fatura Kullanımının Zorunlu Olduğu Alanlar
1 Ocak 2025 ile 31 Aralık 2025 tarihleri arasında vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL'yi aşan faturaların e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. Geçtiğimiz 2024 yılında tutar, vergi mükelleflerine düzenlenen faturalar için 6.900 TL, diğerleri için ise 5.000 TL olarak uygulanıyordu.
1 Ocak 2026 tarihinden itibaren çok daha kapsamlı düzenleme devreye giriyor; bu tarihten itibaren tutarına bakılmaksızın tüm faturaların e-arşiv fatura olarak düzenlenmesi zorunlu hale gelecek. Yani 2026 yılından itibaren herhangi bir tutar limiti gözetilmeksizin, e-arşiv fatura uygulaması genel standart haline gelecektir.
KOBİ’ler de dijital dönüşümün önemli bir parçasıdır. 2025 yılından itibaren KOBİ'ler için geçerli olacak e-arşiv fatura düzenlemeleri de belirginleşmiştir. Buna göre yıllık brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan firmaların zorunlu olarak hem e-fatura hem de e-arşiv faturaya geçiş yapmaları istenir. Ciro limitinin altında kalan ve e-fatura ile e-arşiv fatura zorunluluğu olmayan mükelleflerin dahi, vergiler dahil toplam fatura tutarı 3.000 TL'yi aşan işlemleri için e-arşiv fatura düzenlemesi mecburidir.
E-Arşiv Fatura Kesme Süreci: Adım Adım Kılavuz
E-arşiv fatura düzenlemek, doğru adımlar izlendiğinde oldukça hızlı bir süreçtir. İşletmenizin dijital dönüşümünü hızlandıracak aşağıdaki adımları takip ederek faturalarınızı kolayca oluşturabilirsiniz:
● Öncelikle, e-arşiv fatura göndermek için bir yöntem seçmelisiniz. GİB Portal üzerinden doğrudan olabileceği gibi, özel yazılımlar aracılığıyla da yapabilirsiniz. İş hacminize ve ihtiyaçlarınıza en uygun yöntemi seçmek önemlidir.
● Fatura düzenleyeceğiniz alıcıya ait tüm bilgileri eksiksiz şekilde temin ederek ilgili alanları doldurabilirsiniz. Fatura içeriğindeki ürün/hizmet detayları, miktarlar ve birim fiyatlarında hata yapmamaya dikkat etmelisiniz. Sistem, yasal standartlara uygun e-arşiv fatura taslağı oluşturacaktır.
● Oluşturulan fatura taslağını, işletmenize ait Mali Mühür veya Elektronik İmza ile onaylayarak yasal geçerlilik kazandırarak işlemi tamamlayabilirsiniz.
● Onaylanan e-arşiv faturayı alıcının e-posta adresine otomatik olarak gönderebilirsiniz. Faturanın alıcıya ulaştığından emin olmak için sistem üzerinden takip edebilirsiniz.